Julkisen hankinnan jälkeen laaditaan sopimus, mutta usein sopimuksiin jää kiireessä puutteita, jotka voivat myöhemmin aiheuttaa erimielisyyksiä. Hankintasopimus on tärkeä vaihe, jossa kannattaa olla tarkkana, myös pienissä hankinnoissa.
Kolme tyypillistä epäselvyyttä hankintasopimuksissa:
- Toimitusaikataulut jäävät avoimiksi
Jos toimitusajoista ei sovita tarkasti, voi syntyä epäselvyyksiä viivästyksistä ja niiden seuraamuksista. - Sanktiot ja hinnanmuutokset unohtuvat
Usein sopimuksiin ei kirjata, miten toimitaan, jos esimerkiksi palvelun laatu ei vastaa sovittua tai jos olosuhteet muuttuvat (esim. hintojen nousu). - Epämääräiset palvelukuvaukset
Jos palvelun sisältö ei ole yksiselitteinen, molemmille osapuolille voi jäädä eri käsitys siitä, mitä on tilattu ja mitä toimittajan pitää tehdä.
Selkeä sopimus suojaa kaikkia osapuolia
Sopimus kannattaa laatia huolella, vaikka kyseessä olisi pienikin hankinta. Hyvin laadittu sopimus ehkäisee riitoja ja säästää aikaa ja rahaa, jos ongelmia ilmenee. Sopimuksista puhuttaessa on hyvä myös aina muistaa se, että jos palvelu ei vastaa sopimuskaudella todellisuudessa sitä mistä sopimuksessa on sovittu, kyseessä voi olla hankintalain tarkoittama kielletty sopimuksen muuttaminen.
